¿Segunda línea de trabajo o imagen profesional?

Si definimos el término #Telesecretaria, entendemos:

“Una secretaria que trabaja por teléfono, atendiendo las llamadas de teléfono sin tener que esta ubicada en la misma oficina, por lo tanto no trabaja en un lugar determinado, en un lugar físico”.

Pero queremos profundizar mucho más para evitar la confusión sobre Telesecretaria, secretaria virtual y secretaria profesional. 

Extraigamos un caso/ejemplo para entender el concepto que lanzamos hoy, “Telesecretaria”.

“Tenemos un negocio con una sola línea de teléfono, donde se atienden las llamadas directamente mientras se van recibiendo. No hay control ni gestión de quien llama antes de responder. En algunas ocasiones se pierde tiempo porque llaman personas que no están interesadas en el servicio, que se han confundido de número… Así que las llamadas que recibimos, las respondemos y gestionamos según el asunto que precise. Pero y que podemos hacer: Si queremos evitar llamadas que nos hacen perder el tiempo, como las citadas anteriormente y además dar una imagen de que somos una empresa más grande, en donde responden nuestras llamadas una secretaria, ¿Cómo podemos hacerlo? Pues para ello podríamos contratar a más personal para que se dedicara en exclusiva a la atención al cliente o si nuestros presupuestos en recursos humanos son escasos, contratar este servicio de forma externa. Esta es sin duda la opción más económica”. 

En este sentido hay muchas opciones que barajar: están las telesecretarias online, filtrar las llamadas con un filtro de secretaria, mudarnos a un espacio de coworking en el que haya ya una secretaria que distribuye todas las llamadas por los distintos emprendedores del lugar.

1. En el caso #Telesecretarias, es importante estudiar todas las opciones que existen actualmente, con diferentes funciones, precios, horarios… Y escoger entre todas las opciones la que mejor se adapte a nuestras condiciones. Este servicio es externo a nosotros.
2. La opción siguiente #FiltroSecretaria, consta de que las llamadas antes de ser respondidas por el operador en cuestión entran en un filtro en el que deben notificar quienes son y el motivo de su llamada para luego redirigir la llamada. Esta opción puede solicitar al llamante los datos que desee, por ello puede configurar un audio personalizado con las indicaciones pertinentes. Utilizar el filtro de secretaria aporta flexibilidad, control y ahorro para el autónomo, seguramente sea unas de las opciones a barajar para contratar en el futuro. Ver enlace sobre el servicio Secretaria Virtual de Telefácil.
3. Unificarse con los espacios de trabajos compartidos como #CoWorking. Estos espacios fomentan la conciliación y la unión de sinergias con distintos perfiles pero conectadas. Todos ayudan a todos. El punto negativo es que, perdemos toda la intimidad cuando las personas respondan al teléfono en estos espacios compartidos. Si se diera el caso que en el espacio de trabajo las llamadas todas pasarán por especie de “centralita” al cargo de una persona física, cualificada y que distribuye las llamadas según la disponibilidad del emprendedor.

Ya que estamos abordando el tema “filtros de llamadas”, también podemos crear un filtro para redirigir las llamadas a las distintas sedes a través de su código postal. Si llaman desde cualquier 91, se realiza un desvío directo a las extensiones en Madrid (código postal: 28008). Si la llamada se realiza desde Galicia, el sistema la redirigirá a la extensión de Santiago (código postal: 15770). Y así con todas los códigos restantes o las configuraciones estipuladas. Este filtro es una de las opciones exclusivas del servicio de Centralita Virtual de Telefácil.