Se acercan las fechas navideñas y con ellas las vacaciones para
algunos. Para los niños del colegio son los días previos a todos
los eventos navideños que acontecerán… Para algunas empresas, no
relacionadas con estas fechas navideñas, también son días
regulares y por lo cual deciden parar estos días, o modificar los
horarios para adaptarse mejor a sus clientes, distribuidores, etc.
La mejor alternativa para no perder llamadas durante estos días especiales es combinar el mensaje de bienvenida de la centralita con un nuevo mensaje que notifique el nuevo horario durante estos días y de paso, además, aprovechar y felicitar las fechas navideñas.
Podemos tener activado el mensaje de centralita de varias formas:
1) Mensaje de bienvenida, cuando llaman se escucha y según lo que marque va a una u otra extensión.
2) Mensaje pre-desvío a una extensión, con una configuración automática a que la llamada entre directamente en una extensión.
3) Mensaje del IVR, según lo que marque va a una u otra opción en el menú hasta llegar a una extensión. Puede crearse diferentes menú para diferenciar los mensajes de invierno, verano, etc.
¿Cómo modificar el mensaje de nuestra centralita? Hay dos opciones para modificarlo, en el caso 1 y 2 es desde el apartado de “Voz”, y en el caso 3 es directamente en el apartado “I.V.R”. Ver más.
Puede subir un audio ya grabado desde cualquier programa de edición o grabado desde cualquier dispositivo, escribir un texto que se genera como un audio en la locución y otra alternativa sería dejar un mensaje en cualquiera de los buzones de voz y subir ese mensaje de voz como mensaje de bienvenida.
Al configurar la bienvenida que escuchan los llamantes es importante luego distribuir las llamadas por las extensiones correctamente, por eso vamos a destacar el uso de las extensiones.
¿Qué son las extensiones telefónicas? Las extensiones telefónicas ayudan a la comunicación telefónica en una empresa. Al recibir las llamadas pueden ir dirigidas a cada extensión independiente que pertenezca a una persona en concreto. Por ejemplo: si quiero hablar con Pepe sería la extensión 2.
Cuanto mayor es una empresa más extensiones tienen configuradas. Puede
activar un mensaje de bienvenida en donde se indique las extensiones
o los departamentos: ventas, comercial, administración, facturación,
servicio técnico, marketing, etc. Otra opción es activar un menú
telefónico, también conocido como IVR, y que con la recepción de
las llamadas se vayan distribuyendo de forma automática por toda la
centralita con la configuración inicial que el administrador haya
activado. Es decir, que cuando la llamada entre, pueda seleccionar
entre las opciones e ir escuchando otras locuciones hasta que marque
la opción final que ira dirigido a una extensión en concreto.
Cada extensión puede desviar las llamadas a 5 teléfonos de forma simultánea o si lo desea con tiempos de espera. Por lo que puede indicar 4 números de teléfonos que suenen a la vez y uno de ellos con un tiempo de espera de 20 segundos. Eso quiere decir que en ese desvío la llamada comenzará a sonar pasados esos primeros 20 segundos.
Otra ventaja de las extensiones es poder transferir las llamadas a otras extensiones. Puede trabajar que las llamadas entren directamente a una extensión tipo secretaria y una vez ella conteste las llamadas sea está la que redirige las llamadas a otros compañeros en cada extensión en concreto. De esta forma las llamadas tendrán mejor atención telefónica transmitiendo una imagen más profesional. Para transferir las llamadas se utilizan unos comandos ( # # n.º ext ) o en los teléfonos IP hay teclas que facilitan este proceso, como en los modelos Cisco y Yealink.
Si fueran extensiones a través de Internet, extensiones VoIP, pueden llamarse entre ellas sin coste añadido. Solo marcando * y el número de la extensión podrían establecer comunicaciones más efectivas y directas que los chats de empresa actuales. Además las extensiones VoIP tienen la ventaja de que no hay costes añadidos porque la recepción de las llamadas es gratuita.
Las extensiones pueden modificarse al instante, cambiando los desvíos de llamadas, el nombre, el permisos de los usuarios, la activación del servicio VoIP y la configuración de los teléfonos IP, etc.
En la centralita virtual no hay límite para crear extensiones telefónicas cuando son desviadas a fijos y móviles nacionales, al igual que a números internacionales. En el caso de que se activarán extensiones con desvíos VOIP, son hasta 20 extensiones en la cuota mensual inicial. Aunque se puede ampliar bajo petición para adaptarse a la medida de cada particular, autónomo, pyme y empresa.
La mejor alternativa para no perder llamadas durante estos días especiales es combinar el mensaje de bienvenida de la centralita con un nuevo mensaje que notifique el nuevo horario durante estos días y de paso, además, aprovechar y felicitar las fechas navideñas.
Podemos tener activado el mensaje de centralita de varias formas:
1) Mensaje de bienvenida, cuando llaman se escucha y según lo que marque va a una u otra extensión.
2) Mensaje pre-desvío a una extensión, con una configuración automática a que la llamada entre directamente en una extensión.
3) Mensaje del IVR, según lo que marque va a una u otra opción en el menú hasta llegar a una extensión. Puede crearse diferentes menú para diferenciar los mensajes de invierno, verano, etc.
¿Cómo modificar el mensaje de nuestra centralita? Hay dos opciones para modificarlo, en el caso 1 y 2 es desde el apartado de “Voz”, y en el caso 3 es directamente en el apartado “I.V.R”. Ver más.
Puede subir un audio ya grabado desde cualquier programa de edición o grabado desde cualquier dispositivo, escribir un texto que se genera como un audio en la locución y otra alternativa sería dejar un mensaje en cualquiera de los buzones de voz y subir ese mensaje de voz como mensaje de bienvenida.
Al configurar la bienvenida que escuchan los llamantes es importante luego distribuir las llamadas por las extensiones correctamente, por eso vamos a destacar el uso de las extensiones.
¿Qué son las extensiones telefónicas? Las extensiones telefónicas ayudan a la comunicación telefónica en una empresa. Al recibir las llamadas pueden ir dirigidas a cada extensión independiente que pertenezca a una persona en concreto. Por ejemplo: si quiero hablar con Pepe sería la extensión 2.
Cuanto mayor es una empresa más extensiones tienen configuradas. Puede
activar un mensaje de bienvenida en donde se indique las extensiones
o los departamentos: ventas, comercial, administración, facturación,
servicio técnico, marketing, etc. Otra opción es activar un menú
telefónico, también conocido como IVR, y que con la recepción de
las llamadas se vayan distribuyendo de forma automática por toda la
centralita con la configuración inicial que el administrador haya
activado. Es decir, que cuando la llamada entre, pueda seleccionar
entre las opciones e ir escuchando otras locuciones hasta que marque
la opción final que ira dirigido a una extensión en concreto. Cada extensión puede desviar las llamadas a 5 teléfonos de forma simultánea o si lo desea con tiempos de espera. Por lo que puede indicar 4 números de teléfonos que suenen a la vez y uno de ellos con un tiempo de espera de 20 segundos. Eso quiere decir que en ese desvío la llamada comenzará a sonar pasados esos primeros 20 segundos.
Otra ventaja de las extensiones es poder transferir las llamadas a otras extensiones. Puede trabajar que las llamadas entren directamente a una extensión tipo secretaria y una vez ella conteste las llamadas sea está la que redirige las llamadas a otros compañeros en cada extensión en concreto. De esta forma las llamadas tendrán mejor atención telefónica transmitiendo una imagen más profesional. Para transferir las llamadas se utilizan unos comandos ( # # n.º ext ) o en los teléfonos IP hay teclas que facilitan este proceso, como en los modelos Cisco y Yealink.
Si fueran extensiones a través de Internet, extensiones VoIP, pueden llamarse entre ellas sin coste añadido. Solo marcando * y el número de la extensión podrían establecer comunicaciones más efectivas y directas que los chats de empresa actuales. Además las extensiones VoIP tienen la ventaja de que no hay costes añadidos porque la recepción de las llamadas es gratuita.
Las extensiones pueden modificarse al instante, cambiando los desvíos de llamadas, el nombre, el permisos de los usuarios, la activación del servicio VoIP y la configuración de los teléfonos IP, etc.
En la centralita virtual no hay límite para crear extensiones telefónicas cuando son desviadas a fijos y móviles nacionales, al igual que a números internacionales. En el caso de que se activarán extensiones con desvíos VOIP, son hasta 20 extensiones en la cuota mensual inicial. Aunque se puede ampliar bajo petición para adaptarse a la medida de cada particular, autónomo, pyme y empresa.
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