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El sistema de usuarios de Telefácil le permitirá crear un usuario diferente para cada persona que interactúe con su cuenta. De esta forma podrá controlar el acceso a los servicios y la información de su cuenta. 

¿Por qué es necesario crear usuarios?

Normalmente en las empresas hay diferentes perfiles de empleados (el vendedor, el administrativo, el gerente, etc.). Cada perfil de empleado necesita acceso a diferentes servicios e información. Por ejemplo:
  • El vendedor necesita tener acceso a sus contactos, hacer llamadas y enviar mensajes con el número y nombre de la empresa, escuchar sus mensajes de voz, etc. 
  • El administrativo necesita ver todos los contactos de la empresa, hacer llamadas con los números de centralita y enviar faxes.
  • El gerente necesita tener un nivel de acceso mayor, ya que verá todas las grabaciones de las llamadas de los vendedores, podrá crear o eliminar usuarios, así como contratar o dar de baja a los servicios de la cuenta.
En su cuenta Telefácil esto se traducirá en diferentes tipos usuarios con una configuración de permisos adaptada a cada perfil.

Los permisos de usuario le permitirán realizar las configuraciones que desee, ya que contienen multitud de opciones diferentes. Desde utilizar un número virtual o una extensión concreta de la centralita, hasta acceder solo a un grupo determinado de los contactos o crear una nueva campaña de llamadas. 

Ventajas 

Con la creación y configuración de los usuarios en su cuenta Telefácil obtendrá las siguientes ventajas:
  • Seguridad. Su cuenta estará protegida de un mal uso, ya que cada persona accederá a los servicios que tiene permitidos. Así evitaremos que los empleados abusen de las llamadas a destinos no deseados, que den de baja o contraten algún servicio que no está autorizado.
  • Flexibilidad. Podrá añadir o eliminar usuarios y permisos fácilmente. Si una persona deja de formar parte de su organización, bastará con desactivar su usuario. Si no tuviera usuarios, tendría que cambiar las credenciales compartidas de su cuenta principal, lo que generaría un contratiempo para el resto de empleados.
  • Control. Podrá saber qué empleado realiza cada llamada, envía un SMS o un fax. De esta forma podrá saber quién hace más llamadas, a qué destinos o cuántos SMS envían al mes. Toda esta información le servirá para generar estadísticas útiles para mejorar su negocio.
  • Privacidad. Cada empleado solo tendrá acceso a la información que necesita. Por ejemplo, queremos evitar que unos vendedores accedan a la cartera de clientes de otros. Tampoco queremos que el administrativo escuche las grabaciones de las llamadas del gerente.

Creación y configuración

Para crear un usuario solo necesitará un correo electrónico. Cada correo electrónico será único en el sistema, de forma que no podrá existir un mismo usuario en distintas cuentas de Telefácil.
Para comprobar que la dirección de correo es válida, se le enviará un email con un link de verificación.

Una vez cumplimentados estos pasos, el usuario estará activo y será el momento de configurar los permisos.
Es importante tener en cuenta que algunos de los permisos están interrelacionados, de manera que si concede permiso para utilizar la app Mensaje, debe permitir al usuario el envío de SMS. Si desea que utilice la etiqueta personalizada con el nombre de la empresa, debe también activar el permiso correspondiente. Todo esto se le irá indicando mientras va activando o desactivando cada permiso.

Servicios que requieren el uso de usuarios

Un servicio para el cual es imprescindible el uso de los usuarios es el Reloj Laboral. Con este servicio todos los empleados podrán registrar su jornada laboral desde su móvil o desde su equipo, usando nuestra aplicación o directamente en su panel de usuario de la web de Telefácil.

Este sistema ayudará al empleado a contabilizar eficazmente sus horas de trabajo, sobretodo en casos en los que tenga un horario flexible. También será especialmente útil para la empresa, ya que le permitirá saber cuándo están trabajando sus empleados y el número de horas.

Tiene más información sobre el servicio de Reloj Laboral en nuestra web.



Una vez vistas todas las ventajas que le aporta la creación de usuarios, le animamos a incorporarlos a su cuenta. La primera vez le tomará algo de tiempo el determinar que permisos dar a cada usuario, pero una vez tenga claro los perfiles de sus empleados le será mucho más fácil.

Si tiene cualquier duda sobre los usuarios y sus permisos encontrará más información en nuestra web.




La extensión Llamada Web ha sido desarrollada por Telefácil para facilitarle la realización de llamadas cuando está navegando por la web. Permite que en todos los números de teléfono, que vaya encontrando en cualquier web, pueda hacer clic e iniciar una llamada. Además le permite desplegar un panel de marcado por si quiere iniciar una llamada tecleando el número.
La puede encontrar en Chrome Web Store y en Firefox Add-ons.

¿Cómo utilizo la extensión?

Una vez descargada la extensión, necesitará ser configurada. Se le pedirá que introduzca su usuario y su contraseña, que pueden ser: el administrador de la cuenta Telefácil o las credenciales de un usuario de dicha cuenta.

Cada llamada será un "callback", es decir, el que llama en realidad recibe una llamada, que al descolgar será conectada con el destino deseado.
Hay que destacar que la llamada en sí no se realiza a través del navegador, es necesario un teléfono físico o un softphone (programa para realizar llamadas VoIP).
Cómo llamante podrá utilizar cualquier número de teléfono ya sea un línea fija, un móvil, una línea VoIP o incluso un número internacional. El único requisito es que ese número pueda recibir llamadas para que sea la "primera pata del callback".


Máscara de llamadas

Una de las grandes ventajas de esta extensión es que podrá cambiar la máscara de una llamada a otra con facilidad. La máscara, para los que no estén familiarizados con este término, es el número que le aparece a la persona que recibe la llamada. Con Telefácil tendrá tantas máscaras disponibles como número virtuales o de centralita tenga contratados, incluyendo también la posibilidad de llamar con número oculto.
Con la máscara usted podrá llamar con su número de empresa, independientemente del medio que utilice para realizar las llamadas (un móvil, una línea fija, un número internacional...). Esto repercutirá favorablemente en la imagen que da a sus clientes.
Podrá  explorar más ventajas de utilizar la máscara aquí.

Grabaciones de llamadas

Puede grabar cada conversación telefónica gratuitamente, siendo enviada al correo electrónico para notificaciones que especificó en su panel de Telefácil. Esta opción es interesante si desea realizar grabaciones puntuales. Para una gestión integral de las grabaciones de llamadas, le recomendamos que contrate el servicio de grabaciones que le permitirá grabar, a parte de las llamadas salientes, todas las llamadas entrantes a sus números Telefácil.



Está extensión será su aliada si desea realizar llamadas mientras navega por la red. Además le será especialmente útil si utiliza un CRM que no posee integración directa con el servicio de telefonía, como es Pipedrive. La extensión le permitirá llamar desde la ficha de los clientes o desde cualquier punto del CRM donde aparezca un número de teléfono. Dispone de más información sobre Pipedrive en este blog y en nuestra web.

Si desea más información sobre la extensión Llamada Web consulte nuestra wiki o nuestra web.


 
que es pipedrive

  ¿Qué es Pipedrive CRM?


Pipedrive es un potente CRM para ventas y administración de relaciones con los clientes. Está especialmente diseñado para que las empresas automaticen y optimicen la gestión de ventas.
Su función principal es mantener el registro de los clientes potenciales y los actuales, así como las actividades que lleven a cabo. Abarca desde la fase inicial hasta la presentación de una propuesta y el cierre de una venta.

En Pipedrive se utiliza el paradigma SaaS (Software as a Service) al igual que en los principales CRMs en España, Salesforce y Zoho CRM, con quien Duocom Europe es el único operador español integrado actualmente.

La diferencia de Pipedrive, es la intención de destacar frente a sus competidores mostrando todos los estados en el proceso de la venta. Desde que llama un posible cliente a preguntar, hasta que ha hecho un pedido y la posible venta se encuentra en diferentes perfiles. Mostrar adecuadamente estos perfiles es la base de Pipedrive con su “Pipeline Management”.

como se integra pipedrive

Integración de la centralita virtual con Pipedrive

Telefácil, marca comercial de Duocom Europe SL, ha desarrollado las herramientas de integración necesarias para unir su centralita virtual con Pipedrive.  De esta forma podrá tener las ventajas y la flexibilidad de nuestra centralita virtual con la potente gestión de la relación con sus clientes que le ofrece Pipedrive.


La integración de la centralita virtual con Pipedrive mantiene las 7 ventajas de integrar la telefonía con el CRM:
  1. Llamar a los contactos desde el CRM. Podrá llamar tanto desde un contacto como desde las llamadas que tenga programadas en el Pipeline, mediante nuestra extensión de Llamada Web para Chrome y Firefox.
  2. Sabrá quién le llama antes de descolgar, ya que recibirá una notificación previa a la llamada a través de su navegador.
  3. Todas las llamadas quedarán registradas como actividades en Pipedrive, incluso las que no se hayan realizado desde el CRM, siempre y cuando se hayan realizado a través de Duocom. Si la llamada pertenece a un contacto quedará unida a él en su ficha de contacto.
  4. Dispondrá de todas las grabaciones de las llamadas. En cada actividad de llamada aparecerá un enlace para escuchar la grabación de la misma.
  5. Cuantificación de las llamadas, podrá hacer uso de las herramientas estadísticas de Pipedrive para analizar los datos de sus llamadas.
  6. Visión conjunta, ya que tendrá incluidas las llamadas en el CRM, herramientas fundamentales en el proceso de ventas.
  7. Ahorro de tiempo, accederá a los detalles del contacto al instante en cada llamada. Además podrá conectar directamente cada llamada entrante con su agente en Pipedrive
Con la unión de la centralita virtual de Telefácil y Pipedrive CRM conseguirá incrementar notablemente sus ventas. No perderá ningún cliente, ya que dispondrá de un servicio telefónico profesional (cola de llamadas, menús IVR...) con toda la información de su negocio centralizada en el CRM. También,  tendrá unos empleados más productivos que tienen toda la información que necesitan al alcance de su mano y además pueden hacer uso de la flexibilidad de la centralita virtual, que les permitirá trabajar desde cualquier lugar, gestionando su tiempo eficientemente.
La característica común a todas las empresas que triunfan es tener clientes. Pueden tener millones de clientes o uno solo; pero tienen que tener clientes. También hacen falta buenos productos o servicios, una estructura de costes que permita rentabilizar con beneficios la venta de los productos o servicios a los clientes, etc. Pero si una empresa, por muy bueno que sea su producto, no es capaz de venderlo está destinada a desaparecer


integracion crm

Las aplicaciones especializadas en el mantenimiento de las relaciones con los clientes se denominan CRM (Customer Relationship Management) y son una evolución de las aplicaciones de venta, pero abarcan mucho más. La idea es mantener junta toda la información de la relación con el cliente, no solo lo vendido, sino lo no vendido, posibles problemas, incidencias, preguntas del cliente, etc. 

En este artículo se describen 7 razones fundamentales de por qué integrar la telefonía con los CRMs.

 1. Visión conjunta.La telefonía es uno de los canales de comunicación con los clientes, junto con las visitas, cartas, correos electrónicos, web y redes sociales, que pueden o deben ser integradas por el CRM en una visión integral multicanal de la relación. De todos los canales, solamente las visitas personales tienen mayor cercanía con los clientes. 

2. Personalización de la relación. A todos nos gusta ser reconocidos. Los 7 segundos que duran dos tonos de llamada es la oportunidad del vendedor para hacerse una imagen de la persona que se va a encontrar al otro lado de la línea. Quién es, lo que se le ha vendido, si se ha fallado, etc. La personalización efectiva crea confianza, lo que a su vez incrementa las ventas. No todas las relaciones se pueden personalizar de esta manera; nadie espera este nivel cuando llama a una enorme empresa con millones de clientes, pero en las empresas donde un vendedor mantiene una cartera de clientes sí que se espera. Aun en la gran empresa donde sabemos que solo somos un número de cliente, el conocimiento de la información ayuda al comercial en la venta. 

3. Ahorro de tiempo. Tener la información de antemano evita tener que pedirla cada vez, ahorrándonos tiempo o, lo que es lo mismo, dinero en gasto de personal. En call-centers este ahorro puede ser significativo. Una herramienta a tener en cuenta son las colas de llamadas integradas en la centralita virtual. 

4. Grabaciones. Por un lado se tiene constancia de lo hablado a cada cliente: casi tan bueno como por escrito. Por otro lado podemos comprobar la actuación de los operadores y/o vendedores, si se es cortés y eficaz, etc. Los vendedores son la primera línea de la relación con nuestros clientes, cuanto antes conozcamos un problema, mejor. Es recomendable enterarnos nosotros mismos a que un cliente se queje por el trato recibido o simplemente se marche. Los mejores CRMs integran las grabaciones. 

5. Cuantificación de las llamadas. El número de llamadas recibidas, el número de llamadas realizadas por vendedor, etc. es conocimiento que interesa cuantificar para analizar tendencias y totales. No es bueno esperar a conocer el volumen de las ventas para enterarnos de que tenemos un problema. La cuantificación permite dar el feedback a nuestros vendedores tanto de llamadas como por ejemplo la tasa de conversión y ver con el tiempo cómo los números evolucionan. Permite analizar a nuestros vendedores. Una herramienta útil es la integración de las llamadas con el Analytics de Google que ayuda al departamento de Marketing en sus campañas. 

6. Llamar desde la ficha de cliente. Permite llamar desde la misma ficha de cliente del CRM. Esto no solo es una comodidad, sino que ahorra tiempo y evita errores. 

7. Entrada de datos automática. El registro de la llamada se realiza automáticamente en el sistema: ahorra tiempo, evita errores y olvidos. Una buena integración telefónica nos asegura poder cuantificar incluso las llamadas de los vendedores realizadas desde los móviles.



Hoy en día Zoho CRM es la aplicación online de CRM más utilizada en España por las pequeñas empresas. Duocom Europe SL, operador para el que trabajo, tiene licencia de telefonía en España desde el 2000 y fue en el 2005 el primer operador español en ofrecer la centralita virtual. Somos los únicos operadores españoles en estar integrados de forma oficial con Zoho CRM a través de nuestras centralitas telefónicas. También lo estamos con Vtiger on demand, Pipedrive y Zoho Desk. La centralita virtual y su integración con CRM se puede contratar en Telefácil.

Los desarrolladores de WhatsApp han lanzado el nuevo WhatsApp Bussiness, una aplicación gratuita de Android para pequeñas y medianas empresas.

Lo novedoso de esta aplicación es que puede utilizar su número virtual con WhatsApp Bussiness de forma fácil y rápida. Esta nueva aplicación de los creadores de WhatsApp permite una comunicación fluida entre clientes y empresas de una forma sencilla, utilizando herramientas para automatizar, organizar y responder rápidamente a los mensajes.

La separación entre lo personal y lo profesional se truncó con la llegada del WhatsApp ya que su número de móvil era compartido por todos, clientes, familiares y amigos. Ahora con WhatsApp Bussiness, usted dispone de una segunda app para su empresa, volviendo a ser posible la separación entre personal y comercial. Como beneficio añadido WhatsApp Bussiness le permite establecer un horario de trabajo (como el desvío por horario del número virtual) con diferentes mensajes automáticos.

 Qué le puede aportar el número virtual para su negocio

Una de las ventajas más importantes es que puede separar su vida personal de la profesional sin tener que usar dos teléfonos al mismo tiempo y sin tener otra SIM . El número virtual le permite tener una segunda línea en todos sus teléfonos ya sean móvil, fijo y/o VoIP, y que suenen a la misma vez o por tiempos. Por ejemplo: que primero suene en el VoIP, a los 10 segundos si no ha podido contestar que suene en el fijo de su casa y si no está en casa a los 10 segundos que le suene su teléfono móvil.

Otra de las ventajas, es que puede desvincular su teléfono real con su número virtual mediante un desvío por horario. Es decir, si pone un desvío por horario las llamadas que se realicen fuera de ese horario irán directamente a un buzón y no le interrumpirán cuando no esté trabajando.

Puede elegir un número de teléfono con cualquier prefijo telefónico de España para tener una mayor imagen de empresa. El coste de un número virtual es mucho menor ya que no tiene que pagar costes de línea porque puede usar la misma línea personal. Sin coste de establecimiento y con la posibilidad de convertir su número virtual en un número VoIP, con lo cual se abaratan aún más las llamadas.

Cómo crear un número de teléfono virtual con WhatsApp Business

Para tener un número virtual fijo de Telefácil en WhatsApp Business solo tiene que activar el número y elegir la "modalidad de llamada" (para más detalles sobre el servicio de número virtual).




Uniendo estas dos herramientas de comunicación podrá dar una atención personalizada y más profesional a sus clientes manteniendo su independencia fuera del trabajo.
Buzón de voz: Cómo funciona

¿Cómo funciona el buzón de voz?

A veces muchos clientes nos llaman para saber como desactivar el buzón de voz, muchos nos dicen “ya no quiero que me dejen un mensaje de voz”. Por esto hemos creado este post sobre el uso, la activación y desactivación del servicio en el panel de cliente. Para facilitar el manejo por el panel web de Telefácil.

Para activar el buzón…


Por defecto las cuentas tienen activado el buzón de voz con 30 segundos de espera antes de que salte el buzón de voz, puede comprobarse desde el panel web. En el apartado de “Desvíos” en la pestaña de “Opciones”, podrá configurar el tiempo de espera para el buzón de voz. Puede añadir más segundos o disminuir los 30 segundos que viene por defecto. Para modificar el mensaje del buzón de voz hay varias opciones: - Puede subir un audio en formato mp3. - Puede subir un audio que tenga en algunos de sus buzones de voz. Es decir puede dejar un mensaje y luego subirlo al buzón de voz para que sea el mensaje de voz. - Puede crear un texto para generar un audio en formato mp3. Además puede pre-escuchar el texto con distintas voces y diferentes idiomas.

desactivar el contestador
Buzón de voz: Telefácil ¿Cómo funciona?

Para desactivar el buzón...


En el momento que ya no se desee disponer del buzón es muy sencillo desactivarlo. Para ello hay que abrir el panel web, ir al número concreto donde se quiera eliminar el buzón, por ejemplo un número virtual o en algunas de las extensiones en concreto de la centralita virtual. El paso siguiente es pinchar sobre la pestaña de “Desvíos” en el último apartado: “Opciones”. Y marcar la opción para desactivar el buzón. No es necesario eliminar si tuviera configurado una grabación en el buzón de voz, pero si desea eliminarlo pinche sobre la pestaña Voz y siga los pasos que le indica el sistema.