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Trabajar desde casa es el sueño de muchos y una realidad para pocos. El teletrabajo tiene bastantes ventajas como, por ejemplo, poder conciliar mejor tu vida personal con la laboral; es una solución ideal si tienes personas a tu cargo. Por otra parte, trabajar en casa supone el ahorro de desplazamientos, mantenimiento de vehículos, atascos, estrés, accidentes, alquileres de oficina, etc. Además puedes organizar mejor tu jornada laboral; en conclusión supone un ahorro sustancial de tiempo y dinero. 

Pero también tiene sus desventajas como la falta de comunicación con la empresa, con los compañeros u otras sucursales. Otra desventaja es la desorganización y la pérdida de tiempo, si no tienes una planificación previa.

Si eres un autónomo, un trabajador de alguna empresa que oferte sus productos por Internet, o bien eres parte del servicio técnico de alguna marca o simplemente quieres trabajar desde casa y aumentar tus ingresos, estas sencillas pautas te pueden ayudar a planificar tu día a día:

1. Planificar el lugar y el ambiente de trabajo
  

Es necesario que busques un lugar de la casa que reúna los siguientes requisitos. En primer lugar un sitio con la luminosidad adecuada y apartado para que tenga el único propósito de ser tu oficina en casa. Un lugar sin interferencias ni a compartir con el resto de la familia, donde puedas concentrarte y trabajar.

2. Control y organización

 

Ante todo necesitarás conservar un orden y planificar el trabajo a corto y largo plazo para llevar al día la organización de tus proyectos y/o reuniones. Es importante que mantengas recogida tu zona de trabajo ya que el desorden hará que te sea imposible organizar tu oficina en casa. Minimizar los objetos y cosas que te saquen o te distraigan de tus tareas.

3. Cuenta con las herramientas necesarias 

Todo el mundo entiende que para realizar un trabajo necesitamos las herramientas adecuadas. Por ello  y para trabajar desde casa lo principal es tener un buen sistema de comunicaciones con el exterior. Para ello necesitarás  una conexión a Internet (preferiblemente fibra) y un teléfono fijo y/o móvil que te permitan trabajar cómodo y que den la mejor imagen profesional.

Dependiendo de para quién trabajes, si es para una empresa la solución ideal sería una centralita con tantas extensiones como empleados tenga o bien si eres freelance o autónomo solo necesitas un número virtual  para desviar dicho número al teléfono fijo de tu casa y al móvil también. 

Tanto si tienes una extensión de una centralita o un número virtual, puedes abaratar costes activando el VoIP  (las llamadas entre las extensiones VoIP son gratuitas dentro de la misma centralita sin importar donde estén geográficamente) o entre números VoIP de Telefácil (las llamadas entre estos números también serán gratuitas).

4. Por qué usar los servicios de Telefácil

  • Porque puedes tener una segunda línea de teléfono profesional, sin tener que pagar un número fijo en tu domicilio u oficina y aporta una mejor imagen de empresa.
  • Si estableces un horario de atención al publico, las llamadas que se realicen fuera de este horario puedes enviarlas al buzón de voz. Así puedes desconectar los fines de semana o vacaciones, entre otros servicios.
  • Ahorro en líneas de teléfono, llamadas más económicas por la telefonía tradicional y llamadas VoIP gratuitas.
  • Tenemos una gran experiencia, desde el año 2000, ofreciendo soluciones de telefonía a pequeñas empresas, pymes y autónomos con el mejor servicio técnico.

Cuando tenemos un número virtual o una extensión de centralita virtual, disponemos de 5 desvíos de llamada, es decir, podemos hacer que suenen hasta 5 teléfonos simultáneos.

Si por las condiciones de su negocio necesita más de 5, tenemos disponibles varias soluciones que detallaremos a continuación.



Cola de llamadas

Este servicio exclusivo de la centralita virtual le permitirá tener un cierto número de llamadas en espera hasta que puedan ser atendidas por un operador.
Cada persona que va a atender llamadas se conecta al programa de cola y pasa a denominarse operador.

Cuando llega una llamada a una extensión con cola de llamadas, esta pasará directamente a ella  y será atendida por alguno de los operadores que estén conectados. Si en ese momento todos los operadores están ocupados, la llamada quedará en espera previo aviso al llamante, hasta que alguno de los operadores pueda atenderle.

¿Qué ventajas le aporta?

La cola de llamadas le permitirá minimizar el número de llamadas perdidas, ya que la persona que llama no recibirá nunca el desagradable tono de "comunicando", ni se quedará escuchando indefinidamente los tonos de llamada, sin saber si le van a atender o no.

Desde el punto de vista de su negocio, este servicio le permitirá dar un imagen profesional, evitando que el cliente tenga que llamar en repetidas ocasiones si todos los operadores están ocupados.

Por otro lado, la persona que le llama se asegura que será atendido antes que otra persona que inicie la llamada más tarde, ya que normalmente las llamadas son atendidas en orden secuencial, aunque los operadores de la cola podrán adelantar unas llamadas a otras.

Extensiones secuenciales

Si la cola de llamadas no es lo que necesita, puede utilizar las extensiones secuenciales. Estas son un tipo de extensiones que no tienen directamente desvío de llamadas asociado, sino una lista de extensiones a las que se irán redirigiendo las llamadas conforme vayan llegando a la extensión secuencial.

¿Cómo funcionan?

Cuando llegue la primera llamada a la extensión secuencial será redirigida a la primera extensión de la secuencia, ejecutando los desvíos que tenga definidos. Para la segunda llamada se hará lo mismo, pero se enviará a la segunda extensión de la secuencia.
El proceso se repetirá tantas veces como extensiones tengan en su secuencia y cuando se llegue a la última extensión, se reiniciará volviendo a la primera.

¿Qué ventajas tienen?


La principal ventaja es que podrá "simular" un número superior a los 5 desvíos de llamada por extensión de que dispone. Por ejemplo, si tiene 20 personas atendiendo llamadas, puede distribuirlas en 4 extensiones y añadirlas a la lista secuencial.
De esta forma, conforme vayan llegando las llamadas irán sonando progresivamente los teléfonos de las 20 personas.
Es cierto que no sonarán los 20 teléfonos a la vez en cada la llamada, pero es una aproximación que puede satisfacer esta demanda.



Extensiones carrusel

El carrusel es una forma de configurar saltos entre extensiones, que no implica el uso de ninguna lista ni elemento especial.

Cuando llegue la llamada a una extension y ninguno de los desvíos descuelgue, puede programar un salto a otra extensión. Así puede conseguir que la llamada vaya saltando de una extensión a otra hasta que sea atendida. El número de saltos estará limitado solo por el número de extensiones de las que disponga. 

¿Qué ventajas tienen?

La principal ventaja es simular que el desvío de llamadas se realiza a más de 5 operadores. Por ejemplo, si tiene 15 personas que atienden las llamadas a un mismo departamento, puede conseguir que si las 5 primeras están hablando, puedan sonar los teléfonos las siguientes en bloques de 5.

La primera extensión del carrusel tendrá prioridad, es decir, siempre sonarán sus desvíos antes que los de las extensiones que le siguen en el carrusel. Esto puede ser útil  si dispone de un número de operadores que siempre atienden las llamadas y otros que solo lo hacen cuando los operadores principales están ocupados.


Estas son las formas que tiene para aumentar los desvíos de llamadas. Puede utilizarlos separados o combinados en su centralita virtual. Seguro que alguno de ellos se ajusta a las condiciones particulares de su empresa.





Se acercan las fechas navideñas y con ellas las vacaciones para algunos. Para los niños del colegio son los días previos a todos los eventos navideños que acontecerán… Para algunas empresas, no relacionadas con estas fechas navideñas, también son días regulares y por lo cual deciden parar estos días, o modificar los horarios para adaptarse mejor a sus clientes, distribuidores, etc. 

La mejor alternativa para no perder llamadas durante estos días especiales es combinar el mensaje de bienvenida de la centralita con un nuevo mensaje que notifique el nuevo horario durante estos días y de paso, además, aprovechar y felicitar las fechas navideñas. 

Podemos tener activado el mensaje de centralita de varias formas: 
1) Mensaje de bienvenida, cuando llaman se escucha y según lo que marque va a una u otra extensión.
2) Mensaje pre-desvío a una extensión, con una configuración automática a que la llamada entre directamente en una extensión. 
3) Mensaje del IVR, según lo que marque va a una u otra opción en el menú hasta llegar a una extensión. Puede crearse diferentes menú para diferenciar los mensajes de invierno, verano, etc. 

mensaje de centralita


¿Cómo modificar el mensaje de nuestra centralita? Hay dos opciones para modificarlo, en el caso 1 y 2 es desde el apartado de “Voz”, y en el caso 3 es directamente en el apartado “I.V.R”. Ver más.

Puede subir un audio ya grabado desde cualquier programa de edición o grabado desde cualquier dispositivo, escribir un texto que se genera como un audio en la locución y otra alternativa sería dejar un mensaje en cualquiera de los buzones de voz y subir ese mensaje de voz como mensaje de bienvenida. 
Al configurar la bienvenida que escuchan los llamantes es importante luego distribuir las llamadas por las extensiones correctamente, por eso vamos a destacar el uso de las extensiones. 

¿Qué son las extensiones telefónicas? Las extensiones telefónicas ayudan a la comunicación telefónica en una empresa. Al recibir las llamadas pueden ir dirigidas a cada extensión independiente que pertenezca a una persona en concreto. Por ejemplo: si quiero hablar con Pepe sería la extensión 2. 


mensaje de bienvenidaCuanto mayor es una empresa más extensiones tienen configuradas. Puede activar un mensaje de bienvenida en donde se indique las extensiones o los departamentos: ventas, comercial, administración, facturación, servicio técnico, marketing, etc. Otra opción es activar un menú telefónico, también conocido como IVR, y que con la recepción de las llamadas se vayan distribuyendo de forma automática por toda la centralita con la configuración inicial que el administrador haya activado. Es decir, que cuando la llamada entre, pueda seleccionar entre las opciones e ir escuchando otras locuciones hasta que marque la opción final que ira dirigido a una extensión en concreto. 

Cada extensión puede desviar las llamadas a 5 teléfonos de forma simultánea o si lo desea con tiempos de espera. Por lo que puede indicar 4 números de teléfonos que suenen a la vez y uno de ellos con un tiempo de espera de 20 segundos. Eso quiere decir que en ese desvío la llamada comenzará a sonar pasados esos primeros 20 segundos. 

Otra ventaja de las extensiones es poder transferir las llamadas a otras extensiones. Puede trabajar que las llamadas entren directamente a una extensión tipo secretaria y una vez ella conteste las llamadas sea está la que redirige las llamadas a otros compañeros en cada extensión en concreto. De esta forma las llamadas tendrán mejor atención telefónica transmitiendo una imagen más profesional. Para transferir las llamadas se utilizan unos comandos ( # # n.º ext ) o en los teléfonos IP hay teclas que facilitan este proceso, como en los modelos Cisco y Yealink. 

Si fueran extensiones a través de Internet, extensiones VoIP, pueden llamarse entre ellas sin coste añadido. Solo marcando * y el número de la extensión podrían establecer comunicaciones más efectivas y directas que los chats de empresa actuales. Además las extensiones VoIP tienen la ventaja de que no hay costes añadidos porque la recepción de las llamadas es gratuita. 

Las extensiones pueden modificarse al instante, cambiando los desvíos de llamadas, el nombre, el permisos de los usuarios, la activación del servicio VoIP y la configuración de los teléfonos IP, etc. 

En la centralita virtual no hay límite para crear extensiones telefónicas cuando son desviadas a fijos y móviles nacionales, al igual que a números internacionales. En el caso de que se activarán extensiones con desvíos VOIP, son hasta 20 extensiones en la cuota mensual inicial. Aunque se puede ampliar bajo petición para adaptarse a la medida de cada particular, autónomo, pyme y empresa.

ventajas de la centralita



Actualmente la telefonía ha evolucionado mucho con el desarrollo de las tecnologías móviles. A consecuencia de esto, han surgido nuevas oportunidades para captar posibles clientes mediante encuestas Web, donde el usuario manifieste un tipo de interés o solicite algún tipo de información. Los Call Center usan esta información para crear listados de clientes potenciales a los que les puedan interesar algún producto que vendan. Con el PBX o la centralita virtual de Telefácil, pueden hacer campañas de llamadas incluso desde alguno de los CRM con los que estamos integrados. Opcionalmente se puede grabar las llamadas para un posterior análisis de rendimiento y marketing.


¿En qué consiste nuestra centralita virtual? 

La centralita virtual  o PBX de Telefácil es un sistema de telefonía virtual avanzado, que le permite tener tantos puestos telefónicos o extensiones como necesite. Cada extensión cuenta con 5 desvíos diferentes que pueden ser: fijos, móviles, VoIP o números internacionales y sonar simultáneamente o por orden de prioridad. Con lo cual le permite realizar y recibir llamadas en cualquier parte donde se encuentren los empleados, rompiendo los límites geográficos de forma inmediata; por ejemplo, varias sedes de distintas ciudades pueden compartir la misma centralita

centralita virtual
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Cero inversión

Tanto si tiene una empresa consolidada como si esta iniciando su aventura como emprendedor, lo más importante es mantener controlado el gasto de la empresa intentando minimizar todos los costes. 
La centralita virtual es idónea en este escenario, ya que no es necesario comprar una centralita telefónica física y puede aprovechar su propia infraestructura. Permitiendo controlar el gasto telefónico mes a mes.

Centralita escalable que le permite crecer sin límites
Otro de los puntos fuertes de la centralita virtual es que puede adaptar las funcionalidades y modificar la estructura interna de esta en cualquier momento y lugar. Esta característica le da la posibilidad de crecer sin límites gracias a su gran flexibilidad, esto quiere decir que se adapta a empresas tanto grandes como pequeñas instantáneamente. Esto le permite modificar la estructura telefónica de su empresa o adaptarla si se expande geográficamente su negocio.

Siempre actualizada

Actualmente las tecnologías avanzan implacablemente. Disponer de las últimas funcionalidades siempre al alcance, sin contar con el mantenimiento económico que requiere una centralita clásica, hacen que la centralita virtual, no solo sea más fiable sino es más rentable.

Servicios incluidos e integraciones

Dependiendo de la actividad empresarial puede necesitar ciertas herramientas y funcionalidades. Por ejemplo, en el caso de un Call Center o un servicio técnico, puede serle de utilidad el servicio de cola de llamadas, para mantener las llamadas entrantes en espera automáticamente. También puede ser interesante el servicio adicional de grabación de llamadas, con el cual podrá respaldar sus conversaciones, como en el caso de contratar servicios telefónicamente. También le servirá para  comprobar la calidad de la atención al cliente, etc.

También tiene disponible otra serie de funcionalidades como: el IVR o menú telefónico donde al cliente se le da una serie de opciones para elegir, o los mensajes de bienvenida, la secretaria virtual y los desvíos de horario, etc. Todo ello con el mejor servicio técnico incluido.

En Marzo de 1997 tuvo lugar el Computer Telephony en Los Ángeles, California. Esta era en el momento la más importante exhibición de la nueva interacción entre la telefonía y los ordenadores; la idea siendo que los nuevos procesos y tecnologías del mundo de las computadoras podían permitir muchos nuevos servicios en el mundo de la telefonía.

En este evento se organizaron conferencias, exposiciones, charlas, etc. Los temas más debatidos fueron acerca de los nuevos procesos y tecnologías del mundo de las computadoras, que podían permitir muchos nuevos servicios en el mundo de la telefonía. Por aquel entonces muy dependiente de las enormes centrales telefónicas, muy estables, pero muy poco configurables y muy caras. 


El Internet como lo conocemos estaba empezando, la burbuja de las .com todavía no había explotado.  El Voip estaba comenzando y se empezaba a vender en países en donde la las llamadas eran muy, muy cara. "Un futuro muy interesante estaba por delante.



computer telephony 97


CT conferencia


computer telephony 97computer telephony 97

computer telephony 97

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Y se cumplió. Con altos y bajos, pero se ha ido cumpliendo. Tenga estropeada la fibra por una semana, pierda los datos en su móvil o su móvil, sabe de lo que hablo. Nosotros en telefacil.com hemos desarrollado productos que permiten una flexibilidad y ahorro en costes que hace 20 años ni se nos pasaba por la cabeza. La centralita virtual que más usan nuestros clientes está sustentada por los teléfonos voip: Cisco, Yealink, Grandstream, etc. 

Además de ser el primer operador español en lanzar la centralita virtual, actualmente somos los pioneros en integrar nuestra centralita con los mejores CRM del mercado: Zoho CRM, Vtiger, Pipedrive y próximamente con Teamleader.Pues bueno, hace 21 años, en aquel CT97 en Los Ángeles, yo di una conferencia sobre el desarrollo de la Computer Telephony en el lenguaje C/C++. Y por motivos históricos y porque he encontrado el libro con los Power Point, lo escaneo y se los presento a ustedes.
Los empleados en las empresas cumplen su jornada laboral en el horario establecido pero…. ¿se llevan trabajo a casa? ¿en sus vacaciones contestan algún email del trabajo? ¿hacen llamadas fuera del horario laboral? 

derecho a desconectar


La mayoría de esas respuestas son afirmativas, porque en España no tenemos ese derecho a desconectar tan arraigado. Aunque… En algunas empresas de España se está implantando. El primero en establecer este derecho fue la aseguradora AXA en 2017. Se trata de un derecho a la desconexión y a los dispositivos regulados de utilización de dispositivos digitales para respetar el tiempo de descanso y de vacaciones y favorecer la conciliación familiar. 

En el caso de IKEA, la empresa y sus directivos se han comprometido a mejorar las condiciones laborales de todos sus empleados firmando un acuerdo con FETICO, un sindicato independiente. Uno de esos acuerdos firmados es el compromiso de los jefes de no interrumpir los días de libranza de sus empleados o modificar los cuadrantes establecidos. 

La última en subir al carro de las buenas lecciones es el Banco Santander que quiere apostar por la conciliación para convertirse en una de las mejores entidades bancarias para trabajar, y mejorar así la valoración de sus propios empleados. 

Si echamos un ojo fuera de España, nuestros vecinos franceses llevan marcando esta tendencia desde 2016, cuando establecieron el derecho a desconectar de los trabajadores. 

Para comprender este derecho vamos a definirlo como el derecho de cada trabajador a conocer su jornada de trabajo, los horarios y el tiempo de disposición del que disponen. Ademas el trabajador también tiene el derecho de conocer que dispone de un descanso diario, semanal y mensual. 

Otro termino muy relacionado es el tecno-estrés en el que según Craig Brod se trata del efecto negativo del uso de las tecnologías y la falta de habilidades. Por otra parte Marisa Salanova cuenta que es un estado psicológico negativo que se relaciona con la utilización de tecnologías de información y de comunicación. Este tecno-estrés podemos sufrirlo cuando no respetamos el derecho a desconectar. A veces no lo respetan los jefes, los propios compañeros de oficina o nosotros mismos. 

tecno estres

¿Hay alternativas para evitarlo? Sí. Hay que ser consciente de que es necesario desconectar para ser más efectivo o productivo en el trabajo. Ademas podemos utilizar adecuadamente las tecnologías a nuestra mano para garantizar la desconexión ¿cómo? ¿cuales? 

Puede contratar un número virtual, por 5€ al mes, en el cual recibe las llamadas de los clientes solamente en el horario laboral, por ejemplo solo de Lunes a Viernes de 09:00 a 15:00, el resto de las llamadas van al buzón donde hay una locución personalizada. Si recibe alguna llamada fuera del horario recibe un email con los datos del llamante. Siga leyendo más sobre cómo configurar un número virtual en este post: "Configuración fácil del Número virtual". En el caso de contratar una centralita virtual podrá configurar que solo reciban llamadas en un horario en particular las extensiones. 

Además puede configurar gracias a la app reloj laboral que los empleados no sigan trabajando con un horario cerrado, estricto. En ese momento se avisa al empleado vía email o sms de que su jornada ha finalizado. Este servicio de reloj laboral tiene 3 meses gratis, así que puede probarlo sin compromiso. La cuota mensual es de 10€ (impuestos no incluidos) por 20 usuarios que puede activar. Cada empleado corresponde a un usuario. Puede leer más sobre el reloj en el siguiente post: "¿Cómo puedo fichar en el trabajo con el reloj digital?"

Por lo cual entendemos que este derecho se irá implantando en las pequeñas, medianas y grandes empresas del territorio español. Con el objetivo de beneficiar al empleado, la conciliación familiar de la empresa y seguramente se vea reflejado en la productividad positiva de la empresa. Obteniendo mejores beneficios al cumplir con más ganas sus empleados.