Configuración fácil del servicio NÚMERO VIRTUAL

Al contratar un teléfono virtual, se debe realizar la configuración inicial del número virtual contratado. Para realizar dicha configuración presentamos una guía de configuración:

Pasos a seguir cuando contratamos un 

Teléfono Virtual

1) Activamos el número virtual desde el panel de cliente, accediendo con nuestro número de usuario, que será el número que indicamos al darnos de alta en Telefácil y el pin que nos envían a la dirección de correo electrónico facilitada.

2) Para ello ya hemos seleccionado si queremos un prefijo geográfico nacional, un número 902, línea 800 o numeración remunerada… 

3) Cuando ya tenemos el número de teléfono virtual en el panel de usuario, podemos ya configurar los desvíos de llamada, los filtros, mensaje en el buzón de voz… Para ello lo ideal es empezar con los desvíos de llamadas:

a) Se pueden seleccionar los desvíos según el horario, por defecto, prioritarios… Depende de las necesidades de cada cliente o de cada negocio para decidir cual de estos desvíos es el más adecuado. En el caso de una empresa con un horario de Lunes a Viernes, en el que los teléfonos de desvíos son los móviles personales de los empleados, lo más recomendable seria ajustar un desvío por horario para que el fin de semana no se reciban llamadas de trabajo en días libres.

¿Cómo hacerlo? Muy sencillo se pincha en la pestaña de “Desvío por horario” se personaliza con el horario y los días en los que SI queremos que se atiendan las llamadas. Luego en los recuadros numerados se ponen los números de teléfonos de desvío, hasta cinco. Si se quiere que haya preferencia en los desvíos se debe de marcar la opción de “tiempo de espera” para marcar el tiempo entre un número de desvío y otro. Cuando ya se ha especificado los números de teléfonos de los desvíos podemos pasar a considerar la posibilidad de activar los filtros de llamada o el filtro de secretaria virtual.

b) ¿Qué quiere decir “filtros de llamada”? A veces nos llaman de determinado número de teléfono y queremos evitar esa llamada porque: llama una y otra vez, están equivocados, son molestas las llamadas, promocionan algo que no quiero… Como hemos visto siempre hay razones para evitar esa llamada, pero esto lo podemos hacer gracias a los filtros de llamada de Telefácil. En el apartado de “Filtro”, justo a la derecha de la opción anterior de desvío.

Podrá crear filtros de llamadas con un número especifico o con los prefijos de los que quiere evitar las llamadas recibidas. Por ejemplo, no quiero que me llamen desde Cantabria porque mi negocio esta en Cádiz, entonces puede indicar en uno de los filtros que las llamadas que venga del “942” vayan directamente al buzón. También puede bloquear las llamadas que le llaman con número privado.

En un siguiente paso puede elegir que antes de recibir la llamada tenga a acceso a información sobre el llamante, su tono de voz, su motivo, su nombre…para ello debe crear un filtro de secretaria virtual que le permitirá filtrar las llamadas conociendo el llamante antes de responder y que si no quiere responder puede mandarla al buzón, colgar la llamada o dar comunicando. Esta opción puede activarla y personalizarla en el apartado “Secretaria” del panel del Número virtual. Dispone de un tour para asesorarle.

Si ya disponemos de los filtros, desvíos.. ¿Qué pasará cuando las llamadas no sean atendidas en los desvío o nos llamen fuera del horario establecido? Hemos llegado al último paso, configurar el buzón de voz.

c) Para activar el buzón de voz, vaya al apartado de “Desvíos” y seleccione la pestaña “opciones” para visualizar todas las opciones con referencia al buzón de voz. En este apartado puede encontrar diferentes opciones, como:

- el tiempo de espera para el desvíe al buzón de voz.

- desactivar el buzón de voz.

- tiempo de grabación del mensajes.

- solo reproducir el mensaje no grabar por el emisor mensaje.

Una vez haya marcado las opciones que más le interesen entonces tendrá que ir hasta la pestaña Voz, que esta en ese mismo panel en el listado de las opciones anteriores, para configurar el mensaje que escucharan cuando salte el buzón de voz. Por defecto tendrá un mensaje que dice “En este momento no podemos atenderle, deje su mensaje después de oír la señal”, pero puede personalizar con un audio en formato mp3 o wag, escribiendo el mensaje y convirtiéndolo en audio o incluso dejando un mensaje de voz en un buzón de voz de los servicios de Telefácil y luego convertirlo en el audio definido para el buzón de voz. Al finalizar la personalización, siempre asegure que guarda los cambios para poder visualizar los datos actualizados de su servicio virtual.

Podrá modificar y eliminar cualquiera de las opciones anteriormente mencionadas con cambios inmediatos. Si sigue estos pasos podrá configurar en menos de 10 minutos el número virtual que desee. Más información en WIKI