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¿Cómo puedo fichar en el trabajo con el reloj digital? ¿Cómo podemos fichar en el trabajo?

A la hora de fichar en el trabajo cada empresa tiene su método: desde lo más simple como rellenar una hoja con la firma apuntando la hora de entrada y de salida por parte de cada empleado, las máquinas para fichar a través de la huella digital que puede encontrarse en la puerta de acceso del personal, lectores de tarjetas para fichar de forma individual cada trabajador, etc. 
Antes solo algunas empresas o multinacionales en su mayoría tenían estos sistemas estipulados, en las pymes o en el sector de la hostelería no era tan visto esta forma. Por ejemplo, en una clínica privada tenían instalado en la entrada principal del personal, una máquina para fichar con todos los datos de los empleados. El procedimiento era que al entrar y al salir había que plasmar el dedo indice para fichar y así garantizar la asistencia en la jornada laboral, tanto los médicos, enfermeros como el personal de limpieza. Otro caso en un restaurante de una cadena de comida rápida no había ningún sistema regulado en las entradas y salidas. Y tampoco ningún seguimiento sistematizado para contabilizar las horas extras. El encargado de turno apuntaba en su agenda las horas extras de cada empleado y de esta forma eran luego remuneradas en cada nómina correspondiente.

reloj para fichar en el trabajo
Reloj Laboral: Telefácil

Para cumplir las normativas que estipulan la obligación por parte del trabajador y empresa de registrar la jornada laboral y las horas extras hemos lanzado la App Reloj Laboral. Esta App, el reloj digital es una desarrollo integrado con cualquier tipo de empresa, no importa si es pequeña, mediana o una multinacional… Sus valores son facilitar y aportar flexibilidad a la jornada laboral de cada negocio. Se trata de una herramienta ideal para ahorrar gastos y para evitar sanciones posteriores a una visita por parte de la Inspección de Trabajo.

Funcionamiento de nuestra App

- Es compatible con cualquier dispositivo móvil iPhone y Android.
- Aplicación para el ordenador disponible para Mac, Windows y Linux.
- Puede visualizar el horario laboral asignado y las vacaciones.
- Geolocalización de las entradas y salidas de la jornada laboral.
- Flexibilidad para los empleados que teletrabajan fuera de la oficina.
- Activar las notificaciones de aviso si no se ficha en hora o si se sobrepasa la jornada laboral.
- Exportar los datos de registros mensuales con almacenamiento online durante 5 años.
- Informes válidos para inspección de trabajo.
- Prueba gratuita durante los tres primeros meses.

RelojLaboral es una aplicación que hemos lanzado para cubrir la necesidad de tener registrados las entradas y salidas de los trabajadores de nuestra empresa. Puede enviar los registros en formato PDF y Excel para los inspectores de trabajo o en futuras inspecciones de trabajo.

¿Cómo dar de alta la aplicación del Reloj Laboral?

Para activar la aplicación debe ser cliente de Telefácil y acceder a su panel de usuario. Si por el contrario no es cliente, puede darse de alta en el siguiente enlace: ALTA
Una vez dentro de su panel, ir a Reloj Laboral y seguir las indicaciones que le va indicando el sistema.
Integración de ZohoCRM de Telefácil

Hemos integrado nuestro servicio de Centralita Virtual con Zoho CRM de forma gratuita para todos nuestros clientes. Nuestra integración permite realizar y recibir llamadas desde el propio CRM en teléfonos fijos, móviles o VOIP, centralizando todas las comunicaciones directamente en la ficha de cada cliente, e incluso las grabaciones si las tiene contratadas. De este modo automáticamente se abre la ficha del cliente para disponer de toda su información, y generar anotaciones visibles para todos los operadores dando mejor atención al cliente e imagen de empresa. 

Integración de ZohoCRM con Telefácil

Somos pioneros en el mercado español en la integración con ZohoCRM y ofrecemos soporte técnico gratuito incluido en el servicio de centralita virtual sin coste añadido. Con nuestra centralita virtual tendrá la posibilidad de crear todas las extensiones que necesite, y configurarla de manera personalizada con cambios inmediatos. Además podrá ahorrar con el uso del VoIP, puesto que los desvíos a la telefonía IP son gratuitos. Si necesita más información o ayuda sobre el servicio ofrecido por Telefácil, contacte con nosotros.
zoho crm
Diseñado por Freepik
A continuación respondemos a las preguntas más frecuentes sobre nuestra integración con Zoho CRM:  

 ¿Que es un CRM?  

Se entiende por CRM, "Es Software que les sirve a las empresas para administrar sus relaciones con los clientes." El CRM es una base de datos de clientes que nos permite acceder a la información de cada cliente y mejorar las ventas. En nuestro caso nosotros no vendemos CRM, pero sí ofrecemos la integración de CRM con nuestra telefonía virtual. La integración es gratuita para todos los clientes con centralita virtual de Telefácil. Además podrán disponer del manual de configuración para integrar la centralita virtual con ZohoCRM.

¿Que es Zoho? 

Zoho es un CRM en la nube, en el que no hace falta instalar ningún programa. Simplemente se accede a una página web con un usuario y una contraseña y ya se visualiza el CRM.

¿Qué beneficios hay a la hora de integrar Zoho con nuestra centralita virtual?

En el CRM se maneja básicamente la información de los contactos. 

Si tienen nuestra centralita virtual integrada desde Zoho podrán:
* Lanzar llamadas directamente desde Zoho: En todo el sistema de Zoho donde tenga un número de teléfono verá un botón verde. Si hace clic se lanzará un callback: le llegará la llamada a su VoIP (u otro número que tengan configurado como primera llamada) y cuando descuelguen se realizará la llamada al destino. La llamada quedará registrada en Zoho y en el consumo de la cuenta de Telefácil. Mientras se realiza la llamada se ve una ventana en Zoho que le indica a quién está llamando, duración, comentarios anteriores, etc. En su cuenta de Zoho CRM puede tener varios usuarios (lo normal es uno por empleado) y para cada usuario puede configurar la primera llamada del callback y la máscara en nuestra centralita virtual.
* Recibir llamadas: Si recibe una llamada a su extensión le aparecerá una notificación en Zoho que le informa de quién le está llamando. De esta forma si es un cliente registrado en los datos de Zoho, podrá acceder a su ficha, ver las llamadas anteriores que le han hecho, las notas.... Si es un nuevo cliente podrá registrar en Zoho su número para añadirlo como nuevo cliente.
* Grabar llamadas: Si tiene el servicio de grabación de llamada activado, podrán escuchar las grabaciones desde Zoho. Las grabaciones no estarán disponibles en Zoho inmediatamente, suelen tardar unos minutos porque necesitan ser procesadas.
Puede consultar más información en los siguientes enlaces: https://www.telefacil.com/wiki/index.php/Zoho_CRM#Configuraci.C3.B3n y https://www.telefacil.com/wiki/index.php/Zoho_CRM#Forma_de_uso

 ¡¡Le esperamos!!
¿Cómo crear una multiconferencia?

¿Cómo crear una multiconferencia?

En algunas ocasiones queremos tratar algún tema del trabajo con varias personas a la vez, quizás que están en la misma oficina o empleados que teletrabajan desde su casa. Para ello es importante poder realizar multiconferencias telefónicas o videollamadas para comunicar de forma efectiva con todos los integrantes.
En nuestro caso vamos a explicar como crear y como funciona una multiconferencia telefónica.

Desde Telefácil hay opciones para crear estas conferencias telefónicas: como cliente sería a través de la multiconferencia web que es la más recomendada.


Multiconferencia Web

Para que nuestros clientes de Telefácil puedan realizar conferencia con hasta 8 participantes. Desde el panel de cliente o desde el Identificador de llamadas puede establecer la conferencia, indicando los números de teléfonos de esos 8 participantes como máximo. Le aparece un botón para llamar a cada uno de los contactos y empezar de esa forma la conferencia. En la primera casilla debe indicar su número de teléfono para que sea el principal. El coste de las llamadas va a cargo del saldo de su cuenta en Telefácil. No hay costes para sus clientes o para sus empleados. 
Negocios de fotografía creado por Katemangostar - Freepik.com
 
Ventajas de crear estas llamadas con hasta 8 participantes:
- Comunicaciones internas de empresas con empleados que no estén disponibles en la misma oficina.
- Reuniones telefónicas con varios socios o proveedores.
- Flexibilidad geográfica.
- Compatible con cualquier operador telefónico y con cualquier dispositivo móvil o fijo.
- Ahorro en las facturas de telefonía, servicio más económico.

Esta herramienta rompe las fronteras geográficas que puedan existir entre empleados, directivos o incluso familiares. Estas llamadas múltiples pueden servir para acercar a personas en cualquier lugar del mundo.

Si necesitan más información o asesoramiento para crear una conferencia telefónica como cliente de Telefácil o sin necesidad de ser cliente, puede contactar con nosotros en nuestras redes sociales:
Twitter, Facebook, Google+ y Linkedin.
Llamar con mi móvil pero que lo pague la empresa.. ¿cómo?

Llamadas de empleados con el número de empresa

En ocasiones es necesario disponer de un teléfono para que nuestros empleados llamen con ese número como máscara llamante, para separar su número personal y prevenir llamadas de los clientes, proveedores, etc.. en sus móviles o fijos personales. Al contratar este servicio pueden aportar una segunda línea a los teléfonos a coste de la empresa.

Un uso recomendable y eficiente de la telefonía en una empresa o pyme sería disponer de una numeración como número virtual desviado hasta cinco números de teléfonos de los comerciales, por otro lado activar estos cincos números de teléfonos para que puedan realizar las llamadas a coste del saldo de Telefácil.
llamadas empleados
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Las ventajas de utilizar este servicio son beneficiosas para el empleado y para la empresa por:
1. Se proyecta una imagen profesional en las llamadas realizadas, con un mismo número de teléfono, al que los receptores pueden contestar y ser atendidos por la empresa.
2. Las llamadas son registradas y almacenadas en los datos telefónicos de la cuenta de Telefácil. Pueden mostrar estadísticas y llevar un mayor control de las comunicaciones.
3. Los empleados no asumen los costes por las llamadas realizadas en horario laboral, sino que se descuentan del saldo disponible en la cuenta de la empresa.
4. Puede activar diferentes filtros por cada número activado, de forma individual. De esta forma si quiere que un empleado no pueda llamar a un comunidad autónoma determinada podrá configurarlo en el panel de “Filtros”.
5. Al no disponer de los números personales de los empleados, aunque el número de teléfono contratado reciba llamadas fuera del horario laboral, los empleados no son molestados en sus móviles personales.
6. Es una herramienta ideal para los empleados que realizan teletrabajo o que trabajan fuera de la oficina, por ejemplo comerciales, autónomos, traductores, etc. Aporta mayor flexibilidad y conexión con la empresa.

Pueden activar un número virtual como servicio base para comenzar a probar la telefonía virtual y sus ventajas con los empleados. En el caso de querer más servicios o de disponer de más de 5 empleados es necesario que contrate una centralita virtual. Una Centralita Virtual telefónica le aporta mayor versatilidad en sus comunicaciones. Puede configurar un mensaje de bienvenida en el que informa de los distintos departamentos, y en el caso de cada empleado podrán realizar las llamadas desde sus números personales o desde los teléfonos de oficina y mostrar siempre el mismo número. Proyectando así la misma imagen de empresa.

Ver más información sobre la Centralita en el siguiente post: http://blog.telefacil.com/2016/01/como-funciona-una-centralita-virtual-ip_14.html
Conoce los beneficios de porque activar tiempo de espera
En una conversación cotidiana con cualquiera de los clientes siempre hay algunos segundos de tiempo de espera, acompañados por música de espera o simplemente un vacío. Muchas veces al descolgar y atender a un nuevo cliente nos abordan con un.. “Yo quiero lo que tenéis vosotros”. Y ¿Qué es eso que tenemos nosotros?… ¡Desvelemos el secreto!

Beneficios para activar la música de espera en las comunicaciones.

El funcionamiento de una empresa que recibe un alto número de llamadas al día se basa en disponer de una centralita virtual con tantas extensiones como operadores. Una empresa con hasta 10 operadores puede crear una extensión por cada operador y luego dos extensiones donde se indiquen todos los números de desvíos de los operadores. En total podrán desviarse las llamadas a los 10 operadores y pasarse las llamadas entre ellos marcando la extensión de cada uno individual. Cada extensión puede ir desviada hasta a cinco teléfonos, sin importar si son fijos o móviles nacionales, desvíos a vozIP o a números internacionales.
tiempo de espera centralita
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Cuando un cliente llama al número de empresa con un prefijo 902, por ejemplo, la llamada entre en el funcionamiento de la centralita: Un mensaje de bienvenida, tipo “Bienvenido a miempresa. Le rogamos que espere un momento, le atenderemos inmediatamente.” A continuación la llamada entra en una aplicación “Cola de Llamada” que sirve para distribuir las llamadas entre los distintos operadores. Además esta herramienta favorece que las llamadas no se pierdan y que haya un trato personalizado con los clientes si lo tienen sincronizado con el Identificador de Llamadas.

La cola de llamadas aporta a los operadores la oportunidad de seleccionar las llamadas que va atendiendo, además los otros operadores saben si su compañero esta atendiendo una llamada para evitar pasar una llamada cuando ya tuviera la línea ocupada.

El administrador puede gestionar y controlar las comunicaciones telefónicas desde las estadísticas de la Cola de Llamadas que le dan la información de que llamadas se han perdido, cuantas llamadas han sido atendidas y por cual de los operadores, el tiempo medio de las llamadas… Estos datos serán de ayuda para mejorar las comunicaciones con sus clientes. Si la llamada no es atendida en la cola, se desvía según la configuración que haya en la centralita, por ejemplo va a una de las extensiones con desvío por horario en el que se desvía a un número de móvil.

Los mensajes que se pueden personalizar por parte del cliente son: mensaje de bienvenida, mensaje durante el desvío, mensaje para el buzón de voz, mensaje de la cola de llamada, etc. La cola de llamada y los mensajes personalizados van incluidos en la cuota mensual de la Centralita Virtual de Telefácil 20€/mes (Impuestos no incluidos). Ver más de la Centralita Virtual
¿Qué es CRM y la integración en la telefonía?

Para responder esta pregunta, recurrimos a las fuentes de información para conocer que se entiende por CRM. Según Wikipedia, se entiende por CRM al “término en inglés customer relationship management”; Otros referentes en aportar significados a este término son los MakingExperience que dicen que son “metodologías o a un software específico para ayudar a organizar vínculos”.

Después de entender lo que significa las siglas de CRM, salta otra pregunta… ¿Cómo puedo integrar el CRM, de mi empresa, con la telefonía? ¿Qué gano con ello? Por ello recurrimos a nuestro departamento de técnicos para poder resolver las dudas cotidianas de los clientes que no son expertos en CRM pero que quieren aprovechar todas las herramientas disponibles.
 
qué es el CRM
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-- Caso de uso de cliente... --
Un cliente trabaja en un despacho de abogado, en donde todos funcionan con CRM Zoho para ser más resolutivos en su jornada laboral.

Cliente: ¿Por qué es necesario que integre mi CRM con la telefonía de mi empresa? Y si pierdo las datos, que puedo hacer...
Servicio Técnico: Teniendo ambos sistemas integrados conseguimos tener accesible toda la información en el CRM. De esta forma podemos saber, por ejemplo, cuando fue la última vez que hablamos con un cliente, para ofrecerle un nuevo producto. Si el cliente tiene una incidencia, antes de contestar al teléfono podemos saber si ya ha llamado previamente e incluso el resumen de lo que se trató en la última llamada. Esto mejora tanto la eficiencia en la empresa como la imagen que se ofrece a los clientes.

Cliente: Y ¿Cuál es la diferencia entre los distintos CRM que aparecen en vuestra web?
Servicio Técnico:
La principal diferencia radica en que unos están en la nube y otros tienen que ser instalados localmente por el usuario. Como CRM instalados localmente tenemos SugarCRM y Vtiger. La ventaja de estos CRM es que se obtiene gratuitamente y no tiene un coste mensual por su uso. Por otro lado la desventaja es que requieren de instalación en un servidor local. El mantenimiento de los datos y la resolución de posibles problemas corren a cargo del usuario. Como CRM en la nube tenemos Zoho CRM y Vtiger (su versión onDemand). La ventaja de este tipo de CRM es que no tenemos que instalar nada, todos los datos son mantenidos por la empresa que nos suministra el servicio, así como la resolución de cualquier fallo o mal funcionamiento. La desventaja es que suponen un costo mensual para el usuario.

Cliente: Si tengo un problema con el CRM, tanto en SugarCRM, Zoho CRM o Vtiger… ¿debo acudir a vosotros directamente o al servicio técnico del CRM?
Servicio Técnico: Sí, si el problema que tiene afecta a las llamadas puede contactar directamente con nosotros, revisaremos y solucionaremos el problema si es causado por la integración de la telefonía. Si vemos que el problema no es nuestro le avisaremos para que remita su incidencia a su proveedor de CRM (en el caso de CRM en la nube) o al encargado correspondiente si lo tiene en su servidor local. Pueden consultar más información en nuestra web Telefácil o en nuestro wiki.

Las consultas anteriores son un ejemplo de muchas de las consultas que nos hacen nuestros clientes habitualmente. Es importante conocer los límites de los servicios. Por eso si usamos un CRM para gestionar a nuestros clientes y tenemos un sistema de telefonía aislado, la información de las llamadas quedará exclusivamente en el servicio de telefonía y no se incorporaran a la información que tenemos en el CRM. Por lo cual es muy importante tener integrado el CRM con la telefonía. Hoy en día, pese a la multitud de vías de comunicación que existen, la telefónica sigue siendo de las más importantes. Es necesario llamar o recibir llamadas de clientes para campañas comerciales, para atención al cliente, centros de resolución de incidencias...etc