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¿Cómo crear una multiconferencia?

¿Cómo crear una multiconferencia?

En algunas ocasiones queremos tratar algún tema del trabajo con varias personas a la vez, quizás que están en la misma oficina o empleados que teletrabajan desde su casa. Para ello es importante poder realizar multiconferencias telefónicas o videollamadas para comunicar de forma efectiva con todos los integrantes.
En nuestro caso vamos a explicar como crear y como funciona una multiconferencia telefónica.

Desde Telefácil hay opciones para crear estas conferencias telefónicas: como cliente sería a través de la multiconferencia web que es la más recomendada.


Multiconferencia Web

Para que nuestros clientes de Telefácil puedan realizar conferencia con hasta 8 participantes. Desde el panel de cliente o desde el Identificador de llamadas puede establecer la conferencia, indicando los números de teléfonos de esos 8 participantes como máximo. Le aparece un botón para llamar a cada uno de los contactos y empezar de esa forma la conferencia. En la primera casilla debe indicar su número de teléfono para que sea el principal. El coste de las llamadas va a cargo del saldo de su cuenta en Telefácil. No hay costes para sus clientes o para sus empleados. 
Negocios de fotografía creado por Katemangostar - Freepik.com
 
Ventajas de crear estas llamadas con hasta 8 participantes:
- Comunicaciones internas de empresas con empleados que no estén disponibles en la misma oficina.
- Reuniones telefónicas con varios socios o proveedores.
- Flexibilidad geográfica.
- Compatible con cualquier operador telefónico y con cualquier dispositivo móvil o fijo.
- Ahorro en las facturas de telefonía, servicio más económico.

Esta herramienta rompe las fronteras geográficas que puedan existir entre empleados, directivos o incluso familiares. Estas llamadas múltiples pueden servir para acercar a personas en cualquier lugar del mundo.

Si necesitan más información o asesoramiento para crear una conferencia telefónica como cliente de Telefácil o sin necesidad de ser cliente, puede contactar con nosotros en nuestras redes sociales:
Twitter, Facebook, Google+ y Linkedin.
Llamar con mi móvil pero que lo pague la empresa.. ¿cómo?

Llamadas de empleados con el número de empresa

En ocasiones es necesario disponer de un teléfono para que nuestros empleados llamen con ese número como máscara llamante, para separar su número personal y prevenir llamadas de los clientes, proveedores, etc.. en sus móviles o fijos personales. Al contratar este servicio pueden aportar una segunda línea a los teléfonos a coste de la empresa.

Un uso recomendable y eficiente de la telefonía en una empresa o pyme sería disponer de una numeración como número virtual desviado hasta cinco números de teléfonos de los comerciales, por otro lado activar estos cincos números de teléfonos para que puedan realizar las llamadas a coste del saldo de Telefácil.
llamadas empleados
Diseñado por Freepik

Las ventajas de utilizar este servicio son beneficiosas para el empleado y para la empresa por:
1. Se proyecta una imagen profesional en las llamadas realizadas, con un mismo número de teléfono, al que los receptores pueden contestar y ser atendidos por la empresa.
2. Las llamadas son registradas y almacenadas en los datos telefónicos de la cuenta de Telefácil. Pueden mostrar estadísticas y llevar un mayor control de las comunicaciones.
3. Los empleados no asumen los costes por las llamadas realizadas en horario laboral, sino que se descuentan del saldo disponible en la cuenta de la empresa.
4. Puede activar diferentes filtros por cada número activado, de forma individual. De esta forma si quiere que un empleado no pueda llamar a un comunidad autónoma determinada podrá configurarlo en el panel de “Filtros”.
5. Al no disponer de los números personales de los empleados, aunque el número de teléfono contratado reciba llamadas fuera del horario laboral, los empleados no son molestados en sus móviles personales.
6. Es una herramienta ideal para los empleados que realizan teletrabajo o que trabajan fuera de la oficina, por ejemplo comerciales, autónomos, traductores, etc. Aporta mayor flexibilidad y conexión con la empresa.

Pueden activar un número virtual como servicio base para comenzar a probar la telefonía virtual y sus ventajas con los empleados. En el caso de querer más servicios o de disponer de más de 5 empleados es necesario que contrate una centralita virtual. Una Centralita Virtual telefónica le aporta mayor versatilidad en sus comunicaciones. Puede configurar un mensaje de bienvenida en el que informa de los distintos departamentos, y en el caso de cada empleado podrán realizar las llamadas desde sus números personales o desde los teléfonos de oficina y mostrar siempre el mismo número. Proyectando así la misma imagen de empresa.

Ver más información sobre la Centralita en el siguiente post: http://blog.telefacil.com/2016/01/como-funciona-una-centralita-virtual-ip_14.html
Conoce los beneficios de porque activar tiempo de espera
En una conversación cotidiana con cualquiera de los clientes siempre hay algunos segundos de tiempo de espera, acompañados por música de espera o simplemente un vacío. Muchas veces al descolgar y atender a un nuevo cliente nos abordan con un.. “Yo quiero lo que tenéis vosotros”. Y ¿Qué es eso que tenemos nosotros?… ¡Desvelemos el secreto!

Beneficios para activar la música de espera en las comunicaciones.

El funcionamiento de una empresa que recibe un alto número de llamadas al día se basa en disponer de una centralita virtual con tantas extensiones como operadores. Una empresa con hasta 10 operadores puede crear una extensión por cada operador y luego dos extensiones donde se indiquen todos los números de desvíos de los operadores. En total podrán desviarse las llamadas a los 10 operadores y pasarse las llamadas entre ellos marcando la extensión de cada uno individual. Cada extensión puede ir desviada hasta a cinco teléfonos, sin importar si son fijos o móviles nacionales, desvíos a vozIP o a números internacionales.
tiempo de espera centralita
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Cuando un cliente llama al número de empresa con un prefijo 902, por ejemplo, la llamada entre en el funcionamiento de la centralita: Un mensaje de bienvenida, tipo “Bienvenido a miempresa. Le rogamos que espere un momento, le atenderemos inmediatamente.” A continuación la llamada entra en una aplicación “Cola de Llamada” que sirve para distribuir las llamadas entre los distintos operadores. Además esta herramienta favorece que las llamadas no se pierdan y que haya un trato personalizado con los clientes si lo tienen sincronizado con el Identificador de Llamadas.

La cola de llamadas aporta a los operadores la oportunidad de seleccionar las llamadas que va atendiendo, además los otros operadores saben si su compañero esta atendiendo una llamada para evitar pasar una llamada cuando ya tuviera la línea ocupada.

El administrador puede gestionar y controlar las comunicaciones telefónicas desde las estadísticas de la Cola de Llamadas que le dan la información de que llamadas se han perdido, cuantas llamadas han sido atendidas y por cual de los operadores, el tiempo medio de las llamadas… Estos datos serán de ayuda para mejorar las comunicaciones con sus clientes. Si la llamada no es atendida en la cola, se desvía según la configuración que haya en la centralita, por ejemplo va a una de las extensiones con desvío por horario en el que se desvía a un número de móvil.

Los mensajes que se pueden personalizar por parte del cliente son: mensaje de bienvenida, mensaje durante el desvío, mensaje para el buzón de voz, mensaje de la cola de llamada, etc. La cola de llamada y los mensajes personalizados van incluidos en la cuota mensual de la Centralita Virtual de Telefácil 20€/mes (Impuestos no incluidos). Ver más de la Centralita Virtual
¿Qué es CRM y la integración en la telefonía?

Para responder esta pregunta, recurrimos a las fuentes de información para conocer que se entiende por CRM. Según Wikipedia, se entiende por CRM al “término en inglés customer relationship management”; Otros referentes en aportar significados a este término son los MakingExperience que dicen que son “metodologías o a un software específico para ayudar a organizar vínculos”.

Después de entender lo que significa las siglas de CRM, salta otra pregunta… ¿Cómo puedo integrar el CRM, de mi empresa, con la telefonía? ¿Qué gano con ello? Por ello recurrimos a nuestro departamento de técnicos para poder resolver las dudas cotidianas de los clientes que no son expertos en CRM pero que quieren aprovechar todas las herramientas disponibles.
 
qué es el CRM
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-- Caso de uso de cliente... --
Un cliente trabaja en un despacho de abogado, en donde todos funcionan con CRM Zoho para ser más resolutivos en su jornada laboral.

Cliente: ¿Por qué es necesario que integre mi CRM con la telefonía de mi empresa? Y si pierdo las datos, que puedo hacer...
Servicio Técnico: Teniendo ambos sistemas integrados conseguimos tener accesible toda la información en el CRM. De esta forma podemos saber, por ejemplo, cuando fue la última vez que hablamos con un cliente, para ofrecerle un nuevo producto. Si el cliente tiene una incidencia, antes de contestar al teléfono podemos saber si ya ha llamado previamente e incluso el resumen de lo que se trató en la última llamada. Esto mejora tanto la eficiencia en la empresa como la imagen que se ofrece a los clientes.

Cliente: Y ¿Cuál es la diferencia entre los distintos CRM que aparecen en vuestra web?
Servicio Técnico:
La principal diferencia radica en que unos están en la nube y otros tienen que ser instalados localmente por el usuario. Como CRM instalados localmente tenemos SugarCRM y Vtiger. La ventaja de estos CRM es que se obtiene gratuitamente y no tiene un coste mensual por su uso. Por otro lado la desventaja es que requieren de instalación en un servidor local. El mantenimiento de los datos y la resolución de posibles problemas corren a cargo del usuario. Como CRM en la nube tenemos Zoho CRM y Vtiger (su versión onDemand). La ventaja de este tipo de CRM es que no tenemos que instalar nada, todos los datos son mantenidos por la empresa que nos suministra el servicio, así como la resolución de cualquier fallo o mal funcionamiento. La desventaja es que suponen un costo mensual para el usuario.

Cliente: Si tengo un problema con el CRM, tanto en SugarCRM, Zoho CRM o Vtiger… ¿debo acudir a vosotros directamente o al servicio técnico del CRM?
Servicio Técnico: Sí, si el problema que tiene afecta a las llamadas puede contactar directamente con nosotros, revisaremos y solucionaremos el problema si es causado por la integración de la telefonía. Si vemos que el problema no es nuestro le avisaremos para que remita su incidencia a su proveedor de CRM (en el caso de CRM en la nube) o al encargado correspondiente si lo tiene en su servidor local. Pueden consultar más información en nuestra web Telefácil o en nuestro wiki.

Las consultas anteriores son un ejemplo de muchas de las consultas que nos hacen nuestros clientes habitualmente. Es importante conocer los límites de los servicios. Por eso si usamos un CRM para gestionar a nuestros clientes y tenemos un sistema de telefonía aislado, la información de las llamadas quedará exclusivamente en el servicio de telefonía y no se incorporaran a la información que tenemos en el CRM. Por lo cual es muy importante tener integrado el CRM con la telefonía. Hoy en día, pese a la multitud de vías de comunicación que existen, la telefónica sigue siendo de las más importantes. Es necesario llamar o recibir llamadas de clientes para campañas comerciales, para atención al cliente, centros de resolución de incidencias...etc

Servicio de Fax por Internet para enviar y recibir fax por 6,05€/mes

¿Qué necesitan los abogados para conciliar su trabajo?

Si le preguntamos a cualquier abogado lo más importante en su rutina laboral es estar comunicado con los juzgados. Por eso su herramienta indispensable es el fax, con el que puede recibir y enviar las notificaciones necesarias de los casos que lleva a cabo. 
 
¿Es necesario que disponga de un número de Fax? En muchos juzgados es un requisito para todos los abogados. Se necesita de un número de fax único y de un buzón donde recibir los informes o certificados cuando sea necesario.

Para aumentar la flexibilidad y la movilidad de cualquier autónomo es positivo que estos abogados trabajen con servicios virtuales para que no tengan limites geográficos. Por lo cual pueden estar conectados desde donde y cuando quieran. El servicio de fax virtual favorece al abogado como un valor añadido.


¿Qué es el servicio de Fax Virtual?

Se trata de un servicio de fax que va a través de Internet, donde podemos recibir y enviar los faxes de forma virtual, sin necesidad de ir a comprar máquina, papel, tintas, etc. Este tipo de servicio supone un ahorro de tiempo y de dinero. Con el Fax Virtual pueden recibir los faxes varias personas del despacho y enviar desde los correos electrónicos o desde una app para los móviles, compatible con iPhone y Android. El servicio además garantiza la recepción y el envío con una certificación, con la firma digital de Duocom frente a terceros.


¿Cómo usar un móvil para enviar los faxes virtuales?

Es muy sencillo gracias al uso de las Apps. En nuestro caso recomendamos nuestra propia App Fax Duocom, compatible con cualquier sistema operativo. Además garantizamos el servicio técnico sin coste alguno para nuestros clientes. Esta app, permite el envío y la recepción de los faxes. La recepción es gratuita e ilimitada y el envío tiene coste de 0,02€/min por envío. (tarificación por segundos) Por lo cual a veces, un documento de fax llega en menos de un minuto, pero otros en cambio llegan en 2 ó 3 minutos. Depende del contenido, el peso y el soporte del fax receptor.

Para consultar más sobre nuestra app… visita el siguiente enlace: https://www.telefacil.com/enviar-fax-por-internet.php
¿Qué es la secretaria virtual? Funcionamiento del servicio gratuito para clientes.

Secretaria Virtual, que se entiende…

Lo primero será responder a la pregunta: “¿Qué es una secretaria virtual?” Se trata de un servicio extra gratuito para los clientes de cualquier servicio de Oficina Virtual. Es un filtro de llamadas para las llamadas que se reciben en los servicios de Telefácil. Pasado este filtro el receptor de la llamada podrá elegir entre atender la llamada, mandar al buzón y que escuche un mensaje determinado o cortar la llamada. A continuación abordaremos como funciona este filtro, con ejemplos. 
1) Disponemos de un Número Virtual con prefijo 91 que se desvía al número de móvil, con un desvío por horario de Lunes a Viernes, entre 08:00 a 14:00; el resto de las llamadas van desviadas por defecto a un número fijo, (el teléfono de la casa del cliente). Por lo cual, para conocer como de importante es la llamada, fuera del horario laboral, se configura el filtro de secretaria. De esta forma descartaremos las llamadas que no son importantes, para solo atender desde casa las llamadas prioritarias. Las llamadas no atendidas pueden mandarse al buzón de voz con un mensaje personalizado en el que se le solicita que deje sus datos y que a la mayor brevedad posible se comunicará con ellos. 
2) En el caso de estar fuera de España podemos realizar los desvíos de llamadas a números internacionales, pero… ¿Queremos atender todas las llamadas estando fuera de España? Sí la respuesta es sí, no hay más vuelta de hoja. Pero si en cambio decide contestar “sólo las más importante”, este término como se puede medir, como podemos detectar cuales sí y cuales no. Para ello es necesario el filtro de secretaria, en el que podremos seleccionar las llamadas que si queremos atender. No es lo mismo si llaman los comerciales de cualquier compañía de Luz, que si nos llama un cliente o un familiar directo. 
filtro secretaria virtual
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3) En el caso de cualquier freelance que trabaja en la oficina con un horario fijo, de 08:00 a 15:00 y en sus ratos libres ejerce su otra profesión, aquella que le aporta la motivación y las ganas de seguir emprendiendo paso a paso. En el horario laboral de oficina no puede atender todas las llamadas referentes a su pyme sobre organización de eventos. Por lo cual necesita un filtro de llamadas para conocer al llamante antes de decidir si atender, desviar al buzón o colgar la llamada. Puede seguir en contacto con sus clientes y atender aquellos que corran más prisa o si surge algún imprevisto puede seguir respondiendo las llamadas, y las llamadas de clientes nuevos desviarlas al buzón para que le informen de como es el evento. Esto provoca que cuando se devuelve la llamada este más informada para poder conseguir un nuevo acuerdo económico. 
El servicio de filtro de secretaria viene incluido y gratuito con cualquiera de los productos de Oficina Virtual de Telefácil: Número Virtual, VoIP, Centralita Virtual y sus extensiones y finalmente en el Botón Web. Si necesita más soporte para activar o configurar dicho filtro de llamadas, puede acceder a los siguientes enlaces: Secretaria Virtual